Etapele procesului de consultanta

• Discutii preliminare
• Negociere contract
• Semnare contract consultanta

Obiectivele urmarite in timpul analizei de diagnoza sunt:

Identificarea sistemului real de lucru si compararea acestuia cu cerintele standardului de referinta

Identificarea elementelor tehnico-organizatorice si a practicilor curente care pot constitui elementele de baza ale viitorului sistem de management al calitatii

Identificarea punctelor critice ale fluxului de activitati, care pot provoca intarzieri, deficiente, etc.

• Identificarea aspectelor neconforme fata de cerintele standardului de referinta
• Identificarea resurselor umane si materiale existente

Identificarea sistemelor de inregistrari si de evidenta existente la nivelul organizatiei

Aceasta etapa se va finaliza cu un Raport de Evaluare asupra stadiului existent in organizatie fata de conformarea cu cerintele referentialului privind managementul calitatii.

Proiectarea sistemului de management se efectueaza in baza Raportului de Evaluare elaborat in urma analizei diagnoza. In aceasta etapa sunt identificate metodele si mijloacele necesare pentru satisfacerea cerintelor de managementul definite in standardul de referinta, este stabilita structura documentatiei sistemului ce urmeaza a fi implementat si este stabilit un plan de actiune pentru desfasurarea etapelor viitoare a programului de consultanta.

Totodata se formeaza grupul de lucru si  se stabilesc atributiile privind managementul calitatii, mediului, sanatatii si securitatii ocupationale, responsabilitatii sociale, securitatii informationale, sigurantei alimentului. Grupul de lucru se va forma din cate un reprezentant al fiecarui compartiment si va fi condus de reprezentantul managementului, desemnat de managementul de varf.

Pentru a asigura succesul actiunilor viitoare, o mare importanta o are constientizarea intregului personal, dar mai ales a personalului de management al clientului. In acest scop, organizam un curs de instruire pentru echipa manageriala, cu urmatoarea tematica:

In general, documentatia sistemului de management se compune din urmatoarele tipuri de documente:

• Instruirea echipei manageriale
• Calitate: concept si evolutie
• Principii si standarde aplicabile
• Organizarea sistemului de management
• Documentatia sistemului de management
• Dezvoltarea unei culturi organizationale
• Elaborarea documentatiei sistemului de management
• Manualul
• Politica si Obiectivele
• Proceduri de sistem si Proceduri operationale
• Instructiuni, Metode sau Protocoale de lucru
• Instructiuni de utilizare
• Regulamente de organizare
• Formulare si inregistrari

Manualul este documentul care descrie sistemul de management al unei organizatii, in timp ce procedurile contin obiectul si domeniul de aplicare al unei activitati (ce trebuie facut si cine trebuie sa faca; unde, cand si cum trebuie facut; ce materiale, echipamente si documente trebuie utilizate; cum trebuie acestea tinute sub control si inregistrate). Instructiunile de lucru sunt documente care detaliaza procedura pe diverse secvente, descriind modul practic de operare.

Etapa de implementare a sistemului de management proiectat se va face sub indrumarea consultantului, fiind aplicate prevederile documentele elaborate in etapa anterioara.

Tot in aceasta etapa se vor efectua audituri interne sub indrumarea consultantului pentru depistarea neconformitatilor sau problemelor de implementare aparute;

De asemenea, vor fi analizate neconformitatile identificate si vor fi stabilite actiuni corective si preventive.

Aceasta etapa presupune efectuarea de catre consultant a unui audit al sistemului de management implementat, audit limitat strict la cerintele standardului de referinta. In functie de dorinta organizatiei, acest audit poate fi un audit de precertificare, in aceasta situatie fiind efectuat de un organism de certificare.

Contactarea organismului de certificare dorit de organizatie, negocierea contractului de certificare si acordarea de asistenta la auditul de certificare.